Pengertian, Fungsi & Ciri-ciri
Pengertian Surat Pribadi & Surat Dinas
Surat pribadi adalah bentuk komunikasi tertulis (surat-menyurat) yang dilakukan oleh seseorang kepada orang lain
Surat dinas adalah surat yang ditulis dalam situasi formal dan untuk kepentingan formal. Ditulis oleh pribadi atau atas nama suatu lembaga pemerintahan, perusahaan, atau organisasi yang ditujukan kepada lembaga.
Fungsi Surat Pribadi & Surat Dinas
Dari sisi fungsinya, surat pribadi maupun surat dinas relatif sama. Berikut ini merupakan fungsi dari surat dinas dan surat pribadi:
- Sebagai pedoman pekerjaan, seperti surat instruksi, surat pemberian izin atau pun surat pengambilan keputusan.
- Sebagai alat pengingat, karena surat ini dapat dijadikan arsip bagi instansi.
- Sebagai bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga.
- Sebagai alat bukti, terutama surat perjanjian
Jenis Surat dinas
- Surat Panggilan Kerja: Surat resmi yang bertujuan untuk memanggil seorang calon pegawai untuk melakukan wawancara, pengujian, dan keperluan lainnya terkait panggilan kerja.
- Surat Perintah Perjalanan Dinas: Surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu instansi/ lembaga kepada pejabat tertentu untuk melakukan perjalanan dinas. Umumnya perjalanan dinas dilengkapi dengan fasilitas pembiayaan perjalanan dan fasilitas lainnya.
- Surat Perjanjian Kerja: Surat resmi yang berisi kesepakatan untuk bekerja pada suatu perusahaan yang dilakukan dan ditandatangani oleh calon pekerja dan pihak perusahaan. Surat ini umumnya dilengkapi dengan ketentuan yang mengatur hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan.
Ciri-ciri Surat Pribadi dan Dinas
Adapun ciri dari surat dinas, yang diantaranya sebagai berikut:
- Adanya kop surat dan nama instansi atau pun lembaga.
- Adanya nomer surat dan lampiran.
- Adanya salam pembuka maupun salam penutup.
- Menggunakan bahasa resmi, karena surat dinas merupakan surat resmi.
- Adanya stempel instansi atau lembaga pada surat
Ciri Penggunaan Bahasa pada Surat Pribadi
- Pilihan kata sapaan bersifat pribadi (kata emosi dan ekspresif)
- Bahasa surat pribadi tidak formal tetapi santun
- Pilihan ragam bahasa tergantung siapa penerima surat
- Menggunakan sapaan (seperti orang bercakap)
- Menggunakan kata ganti orang pertama (untuk pengirim) dan kata ganti orang kedua untuk penerima
Struktur Surat Pribadi dan Dinas
Unsur-unsur pada Surat Pribadi
- No SURAT PRIBADI KETERANGAN CONTOH
- Tempat tanggal pengiriman surat Jika alamat surat tidak dituliskan, dapat menuliskan kota dan tanggal surat Malang, 25 Agustus 2018
- Alamat surat Informasi ini terletak pada bagian kanan atas surat (dianjurka untuk mencantumkan alamat pengirim) Di Magelang
- Salam pembuka untuk menyapa seseorang.
- Contohnya: Salam kangen, Salam rindu, Assalamualakim wr. Wb
- Pembuka Pendahuluan : paragraf untuk pembuka kalimat.
- Hei apa kabar?
- Isi surat tujuan mengirim surat. Bagaimana kalau ketika saya disana, kita bermain ke Dufan ?
- penutup Untuk mengakhiri surat yang telah di sampaikan Sekian dulu surat saya ….
- Tanda tangan dan nama lengkap
Struktur Surat Dinas
NO Surat Dinas Keterangan Contoh
👉 Kop Surat Terdapat pada bagian atas isi surat biasanya berisikan tentang nama instansi, lambang atau logo instansi, alamat,nomor telepon nomor faxiili dan email SEKOLAH MENENGAH BINA UTAMA
Jalan Jendral Soekar no. 38 Sukaraja Sukabumi. No tlp 345678
Email: smpbinautama@gmail.com
👉 Tempat tanggal surat Menunjukkan waktu pembuatan surat Jakarta, 16 September 2020 atau 18 September 2020
👉 Nomor Berisi nomor urut yang bersangkutan yang dicantumkan dalam nomor surat adalah nomor urut, kode surat, angka bulan, dan angka tahun 03/ KSH/ 09/2020
👉 lampiran Penerang bahwa dalam surat itu terdapat bahan-bahan tertulis yang disertakan. Lampiran: 1 berkas
👉 Hal Masalah inti yang dikemukakan dalam suatu surat. Perihal disamakan dengan tema ataupun judul. Hal: undangan rapat
Hal: Lamaran pekerjaan
👉 Alamat surat Berisi nama lengkap dan identitas terkirim. Alamat berfungsi sebagai penunjuk dalam menyampaikan surat kepada orang yang berhak menerimanya. Yth. Bapak Anto Hermawan, S.Pd.
Jalan Rabiyah No. 78
Tasikmalaya
Yth. PT Alam Permai
Jalan Soekaeno Hatta No. 34
Majalengka
👉 Salam pembuka Berupa kata-kata atau kalimat sapaan. Kalimat tersebut berfungsi sebagai penghormatan Dengan hormat,
Salam mahasiswa,
Assalamualaikum,
👉 Isi surat Isi surat dibagi menjadi 3 yaitu alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar maksud atau isi pokok surat. Alinea pokok adalah bagian surat yang menampung maksud penulisan surat. Alinea penutup merupakan pernyataan akhir dari maksud-maksud yang teklah dikemukakan penulis dalam suratnya itu. Contoh isi pembuka: Dengan surat ini kami beri tahukan bahwa… Dengan ini, saya mohon bantu Bapak untuk….
Contoh alinea pokok: kami akan meminjam lapangan bola kasti untuk pertandingan antar Desa Suka Maju.
Contoh alinea penutup: Besar harapan, saya, semoga lamaran ini Bapak terima.
👉 Salam penutup Untuk mengakhiri surat yang telah di sampaikan Hormat kami,
Hormat saya,
👉 Nama dan tanda tangan penulis surat Kepala atau penanggung jawab lembaga bersangkutan. Kepala Sekolah SMPN Harapan
Djono Sutardji
Kebahasaan
Ciri Penggunaan Bahasa pada Surat Pribadi
- Pilihan kata sapaan bersifat pribadi (kata emosi dan ekspresif)
- Bahasa surat pribadi tidak formal tetapi santun
- Pilihan ragam bahasa tergantung siapa penerima surat
- Menggunakan sapaan (seperti orang bercakap)
- Menggunakan kata ganti orang pertama (untuk pengirim) dan kata ganti orang kedua untuk penerima
Ragam Bahasa Pada Surat Pribadi
- Bahasa Indonesia baku : digunakan untuk tujuan yang bersifat serius. Contohnya turut berduka cita / bersimpati atas musibah yang menimpa seseorang dan ditujukan pada orang yan lebih tua.
- Bahasa Indonesia baku : digunakan untuk tujuan yang bersifat serius. Contohnya turut berduka cita / bersimpati atas musibah yang menimpa seseorang dan ditujukan pada orang yan lebih tua.
- Bahasa Indonesia ragam informal
- Ragam bahasa khusus (bahasa gaul)
Ciri Bahasa pada Surat Dinas
- Pilihan kata sapaan bersifat formal
- Bahasa ragam baku
- Ada cap atau stempel dari lembaga resmi
- Terdapat salam pembuka dan penutup yang lazim
- Terdapat kepala surat
TUGAS :
Sebutkan perbedaan struktur surat pribadi dan surat dinas!